FAQ

Webhero Bookings biedt een Cloud Software aan waarmee dynamisch complexe boekingsformulieren kunnen aangemaakt worden. Deze kunnen gebruikt worden om reizen te verkopen, maar evengoed voor sportkampen of congressen.

Webhero Bookings maakt het leven van organisatoren eenvoudiger. Het automatiseert reservaties, online betalingen, wachtlijsten, e-mail communicatie,... 

Maar we maken ook het leven van de deelnemers gemakkelijker dankzij een eenvoudig boekingssysteem dat gekoppeld is aan online betalen. Ouders kunnen vanuit één familie account bijvoorbeeld boeken voor verschillende deelnemers.

1. Maak gratis en in enkele seconden je persoonlijke account aan. 
2. Log in in het systeem en start met het maken van een formulier om boekingen en betalingen te ontvangen.
3. Koppel je Mollie account zodat je betalingen kan ontvangen.
4. Publiceer je formulier en ontvang je eerste inschrijvingen binnen het uur.

OF

Bekijk en lanceer jouw project samen met Karlien.
Je kan hier gemakkelijk en wanneer het voor jou past een afspraak inplannen.

De algemene url om in te loggen in de beheermodule van Webhero Bookings is:

https://app.webhero-bookings.com/login

Kan je jouw url niet meer vinden? Aarzel niet om ons te contacteren!

Ga in je Webhero Bookings beheermodule naar account (rechts bovenaan) en kies voor ‘instellingen’.

Je zal een pop-up zien verschijnen waarin vermeld staat dat je Mollie account nog niet gekoppeld is. Klik in de pop-up op de oranje knop ‘Koppel nu’.

Als je al een Mollie account hebt (en ingelogd bent), zal je deze automatisch zien verschijnen en kan je verder met de koppeling. (Het kan zijn dat je eerst zal moeten inloggen met je logingegevens van Mollie voordat je verder kan met je account te koppelen.)

Indien je nog geen Mollie account hebt, kan je deze zeer gemakkelijk opstarten via www.mollie.com. Volg hiervoor onze handleiding: Mollie account aanmaken.

Ja, je kan inschrijvingen ontvangen vanuit alle landen ter wereld. 

Belangrijk: De prijzen bij Webhero Bookings worden enkel in Euro gepubliceerd, en via het betaalplatform Mollie kan je enkel betalen in Euro. Je kan dus wel degelijk een boeking ontvangen vanuit USA, maar die persoon moet betalen in Euro. 

Via een hyperlink kan onze Cloud Software gekoppeld worden aan elke website. Webhero Bookings kan ook verwerkt worden achter een ‘call to action’.

Gebruik de mobiele app om tickets te scannen of aanwezigheden te verwerken.

1. Download de Webhero Bookings app in de Apple App Store
2. Open de app
3. Ga in je Webhero Bookings beheermodule rechts bovenaan naar je account opties
4. Klik op 'koppel mobiele app' en scan de QR code
4. Raadpleeg deelnemerslijsten of scan tickets

Ja!

Natuurlijk dien je ook al je inkomsten te verwerken in je eigen boekhouding. Je kan gemakkelijk facturen of inkomsten exporteren in een CSV bestand om deze te importeren in je eigen boekhoudpakket.

Ga in je Webhero Bookings beheermodule rechts bovenaan naar je account opties en klik op 'exporteer facturen'. Kies de periode die je wenst te exporteren en de download kan starten.

Op het dashboard in je Webhero Bookings beheermodule kan je heel wat data raadplegen.

Bekijk ook de spreiding per activiteit of het tijdsverloop van betalingen en boekingen.

Ja, het is mogelijk om een nieuwe activiteit toe te voegen zonder dat deze zichtbaar is op de algemene boekingspagina.

Bij het aanmaken van een activiteit kies je onderaan voor de optie 'Verberg in overzicht'.

Wanneer de activiteit en de bijhorende periode(s) zijn aangemaakt, kan je ter hoogte van de activiteit rechts klikken op het oogje (Boekingspagina bekijken).

De URL van de pagina die zich dan opent, kan je gebruiken ter publicatie.

Er kan gekozen worden om voor een activiteit met een voorschot te werken. Dat wil zeggen dat klanten in de laatste stap tijdens het boeken slechts een stukje van het totaalbedrag dienen te betalen. Het te betalen voorschotbedrag kies je zelf.

Later ontvangen ze een automatische mail met een betaallink om het resterende saldo te betalen. Wanneer dit dient te gebeuren bepaal je ook zelf. Een herinnering zal vanaf dan om de 5 dagen verstuurd worden zolang het resterende saldo niet betaald is.

Hoe voorschotten activeren?

Ga in je beheer naar het activiteiten overzicht. Klik rechts ter hoogte van de juiste activiteit op 'wijzigen'.
Activeer de voorschot functie en stel het bedrag en de betalingsdeadline in.

Wanneer je event vol zit, kan je gaan werken met wachtlijsten. De deelnemers kunnen zich hiervoor dan laten registreren.

Wanneer er door annulaties of extra capaciteit toch opnieuw een plek vrijkomt, kan de beheerder iemand op de wachtlijst de kans geven om met een betaling zijn boeking definitief te maken.

Hoe wachtlijsten activeren?

Ga in je beheer naar het activiteiten overzicht. Klik bij de juiste activiteit door op 'periodes'.
Klik rechts ter hoogte van de juiste periode op 'wijzigen'. Activeer de wachtlijst functie door deze aan te vinken en te drukken op 'opslaan'.

Er kunnen manueel kortingscodes aangemaakt worden, of je kan kiezen om er per boeking automatisch een te laten genereren.

Je kan elke korting koppelen aan 1 of meerdere periodes zodat ze enkel bij het boeken van die periodes toepasbaar zijn.

Een kortingscode geeft recht op een éénmalige korting. Indien tijdens het boeken de waarde van de kortingscode gelijk is aan het totaal te betalen bedrag, is de status van de boeking in orde. Als de waarde van de kortingscode groter is, vervalt het resterende bedrag.

Indien tijdens het boeken door een korting het te betalen bedrag kleiner wordt dan het eventueel ingestelde voorschot, dient onmiddellijk het saldo betaald te worden.

Hoe kortingscodes aanmaken?

Ga in je beheer naar 'kortingscodes'. Druk op de groene plus '+' om een nieuwe code aan te maken.

Leer meer over de verschillende code functies in onderstaande handige tutorial.

Ja, je kan per activiteit gereserveerde plaatsen instellen.
Zo kan je dus een aantal plaatsen reserveren zodat deze niet geboekt kunnen worden door andere deelnemers. Dit kan bijvoorbeeld goed zijn voor groepen/bedrijfsactiviteiten,..

Hoe gereserveerde plaatsen instellen?

Ga in je beheer naar het activiteiten overzicht. Klik bij de juiste activiteit door op 'periodes'.
Klik rechts ter hoogte van de juiste periode op 'wijzigen'.
Vul het aantal gereserveerde plaatsen in in het juiste veld. Eventueel aangevuld met een interne nota in het veld er net onder.

Jazeker. Bij “Boekingen” kan je nu 1 of meerdere boekingen selecteren en in bulk een e-mail sturen vanuit de beheermodule. Handig om laatste info te verzenden of manuele herinneringen te sturen naar jouw klanten.

Hoe kan ik een e-mail verzenden?

Hiervoor klik je aan de linkerzijde op 'boekingen' en vervolgens duid je in de linkse kolom ofwel bovenaan het vinkje aan waardoor alle boekingen automatisch worden geselecteerd voor jou. Ofwel kan je gewoon iedere boeking die een mail mag ontvangen aanduiden. Vervolgens klik je rechts bovenaan op 'verzend e-mail'.

Nadien kan je de e-mail invullen zoals gewenst en verzenden.

Ja, je kan per activiteit instellen hoeveel deelnemers er maximum ingeschreven kunnen worden. De hoofdboeker kan dan voor de deelnemers de boeking voltooien.

Je kan bij een activiteit kiezen om een algemene prijs in te stellen voor de activiteit maar eventueel ook voor een (bijkomende) prijs per deelnemer.

Hoe kan ik basis prijzen instellen?

Ga in je beheer naar het activiteiten overzicht. Klik bij de juiste activiteit door op 'periodes'.
Klik rechts ter hoogte van de juiste periode op 'wijzigen'. Stel de prijzen in zoals gewenst.

Onze B2B facturatiemodule genereert automatisch facturen.
Je kan voor specifieke boekingen facturen laten genereren die de boeker automatisch ontvangt per mail.

Bekijk het overzichtelijke stappenplan voor deelnemers om hun attest snel en gemakkelijk te downloaden.

Exporteer certificaten

Webhero Bookings zorgt ook dat de elektronische aangifte via Belcotax-on-web vlotter verloopt. Sinds de publicatie van het nieuwe modelattest op 27 januari 2022 is het verplicht voor organisatoren om de gegevens op elektronische wijze te bezorgen aan de FOD Financiën. Op die manier zal de administratieve last voor de ouder verminderd worden omdat de attesten opgenomen worden in MyMinFin. Het invullen van de aangifte in de personenbelasting wordt dus vereenvoudigd.

>> Infopunt Belcotax Vlaamse Sportfederatie 
>> Belcotax-on-web

Exporteer een csv-bestand, open in Excel en copy-paste de gegevens naar de applicatie van Belcotax.
Al de deelname attesten in slecht enkele klicks geüpload.

Jouw deelnemers kunnen zelf hun boeking niet wijzigen. Als ondernemer kan je dat natuurlijk zelf wel. 

Hoe een boeking wijzigen?

Om een gemaakte boeking te wijzigen ga je eerst naar 'boekingen' links in de menu. In de zoekbalk kan je gemakkelijk zoeken naar de specifieke boeking door de naam van de boeker of het boekingsnummer in te geven. Ter hoogte van de juiste boeking klik je rechts op het 'i' symbool 'details bekijken'.

Op deze pagina zie je alle details van de boeking en kan je via de groene knop 'wijzig boeking', de boeking gemakkelijk aanpassen / wijzigen.

Jouw deelnemers kunnen zelf hun boeking niet annuleren. Als ondernemer kan je dat natuurlijk zelf wel.

Om een gemaakte boeking te annuleren ga je eerst naar 'boekingen' links in de menu. In de zoekbalk kan je gemakkelijk zoeken naar de specifieke boeking door de naam van de boeker of het boekingsnummer in te geven. Ter hoogte van de juiste boeking klik je rechts op het 'i' symbool 'details bekijken'.

Op deze pagina zie je alle details van de boeking en kan je via de groene knop 'boeking annuleren', de boeking annuleren.

Dien je een klant terug te betalen door een geannuleerde boeking? Dat kan!

Annuleer de boeking eerst in je Webhero Bookings beheermodule. Hoe je dat precies kan doen, dat lees je hier. De effectieve terugbetaling van de boeking zelf loopt via je Mollie account.

In je Mollie account klik je onder 'transacties' door naar 'betalingen'. Daar zoek je naar de betaling van je klant en klik je door voor verdere details. Klik op 'terugbetaling aanmaken' (rechtsboven in het scherm) en vul het bedrag in dat je wilt terugstorten. Optioneel kan je een omschrijving toevoegen. Klik op 'terugstorting' om de betaling uit te voeren.

Boekingen die gemaakt werden met hetzelfde e-mailadres worden gegroepeerd onder dezelfde klant.

Wanneer je naar je klantenbestand kijkt in je Webhero Bookings beheermodule zie je enkel de voornaam, familienaam en het e-mailadres van de klant. Ter hoogte van de juiste klant kan je rechts verder klikken op het 'i' symbool 'details bekijken'.

Wanneer een klant meerdere boekingen heeft gemaakt en gebruik maakte van hetzelfde e-mailadres, zie je deze verschillende boekingen hier opgelijst met telkens alle boeking details.

Heb je een excel nodig met alle gegevens van de boekingen van een specifieke activiteit? Heb je een deelnemerslijst nodig van een specifiek event? Je kan alle gegevens gemakkelijk downloaden in je Webhero Bookings beheermodule.

Klik links in de menu door op 'activiteiten' en klik bij de juiste activiteit door op 'periodes'. Aan de rechter kant zie je bij elke periode een Excel tekentje staan. Bij het klikken op dit tekentje start de download onmiddellijk.

Engelse versie

Je kan zelf op elk moment het logo, de basiskleur en de achtergond van je boekingspagina aanpassen.

Ga in je Webhero Bookings beheermodule rechts bovenaan naar je account opties en klik door op 'instellingen'.
Op deze pagina kan je gemakkelijk een logo toevoegen of verwijderen, een favicon toevoegen of verwijderen, een achtergond foto toevoegen of verwijderen en de accentkleur aanpassen.

Heb je een export nodig van de namen en e-mailadressen van jouw klanten of leden? Je kan alle gegevens gemakkelijk downloaden in je Webhero Bookings beheermodule.

Klik links in de menu door op 'klanten'.
Rechts bovenaan kan je via de groene export knop een lijst exporteren.

Absoluut. Op het adres Grauwmeer 1, 3001 Heverlee vind je het Officenter complex. Webhero heeft er een prachtig kantoor waar we met ons team bouwen aan onze software platformen voor websites, webshops, SEO, e-mail marketing en onze bookingsoftware 'Webhero Bookings'.

Neem gerust eens een kijkje op onze website:

Er zijn absoluut geen vaste kosten. Na registratie kan je gratis en onbeperkt gebruik maken van Webhero Bookings. Wij vragen enkel een kleine fee aan jouw klant tijdens het afrekenen. Hierdoor hebben jullie nooit kosten aan Webhero.

Jouw deelnemer betaalt bij de check-out een kleine administratieve fee of verwerkingskost van 3,9% met een minimum van 1 euro en een maximum van 30 euro.

Concreet: 

• Als een boeking 10 euro kost, betaalt jouw deelnemer 11 euro. (3,9% van 10 euro = 0,39 euro, maar minimum fee van 1 euro)
• Als een boeking 200 euro kost, betaalt jouw deelnemer 207,80 euro. (3,9% van 200 euro = 7,80 euro)
• Als een boeking 1500 euro kost, betaalt jouw deelnemer 1530 euro. (3,9% van 1500 euro = 58,5 euro, maar maximum fee is 30 euro)

Voor gratis 'events' is er geen verwerkingsfee en kan de deelnemer de €0 inschrijving kosteloos afronden.

B2B facturatiemodule

Ook inclusief de B2B facturatiemodule blijft het gebruik van onze software volledig gratis voor jouw organisatie.

Eenvoudig: Wij hebben geen contracten en geen maandelijkse abonnementen. Webhero Bookings is gratis en je gebruikt het wanneer en voor zo lang je zelf wil.  

Nee! Hoewel we graag nog vele jaren met je willen samenwerken, zit je bij Webhero nooit vast aan een langetermijnverplichting. Je kan op elk moment je account stopzetten en afsluiten.

Uiteraard. We hebben geen langdurig contract en geen abonnementskosten. Je kan dus eenzijdig en op elk moment je account afsluiten. 

Neen, de hosting van Webhero Bookings loopt volledig via Webhero.

Jouw boekingspagina is veilig en beschikbaar

Webhero is de digitale held van zelfstandigen en kleine ondernemingen. Het is ons doel om bedrijven online meer klanten en dus meer omzet te bezorgen. Dat kan alleen als ons platform betrouwbaar en veilig is. Security en uptime is voor ons dan ook absolute topprioriteit.

Beschikbaarheid

Het Webhero-platform heeft jaarlijks een uptime van 99,9%. Dit wordt constant gemonitord zodat we bij problemen direct actie kunnen ondernemen. In noodgevallen wordt ons team automatisch op de hoogte gebracht. Ondervind je toch technische problemen? Contacteer dan zeker onze support, we behandelen en antwoorden alle meldingen zo snel mogelijk.

Beveiliging

Alle gegevens verlopen via een SSL-versleutelde verbinding, zowel via je beheermodule als via de domeinnaam van je eigen Booking-tool. Op die manier worden wachtwoorden en andere data onleesbaar gemaakt voor verzending en kunnen ze onderweg niet opgepikt en gelezen worden.

In samenwerking met twee gespecialiseerde beveiligingsfirma's wordt Webhero geregeld getest om potentiële zwakke plekken te vinden en te elimineren.

Hosting en infrastructuur

Webhero gebruikt de diensten van TransIP, Google Cloud Storage en Amazon Web Services, telkens op servers in de Europese Unie. Daardoor is onze infrastructuur geaccrediteerd voor de ISO-normen en GDPR-wetgeving.

Webhero ondersteunt telkens de twee recentste versies van Google Chrome, Firefox en Safari, alsook telkens de twee recentste OS-versies. Om ervoor te zorgen dat je boekingspagina's en beheermodule optimaal werken, raden we aan om uw browser bij te werken naar de meest recente versie.